Opinião: “Eu e o home office”, por Daniela Barbará

Daniela Barbará | 02/04/2020 11:37
Crédito:Pixabay


Durante muito tempo da minha vida trabalhei em home office. Gerenciava equipes e projetos virtualmente e deu muito certo. Mas, para isso acontecer de forma satisfatória, alguns passos foram tomados previamente para que as pessoas entendam como fazer funcionar.

• O primeiro passo é definir claramente os horários em que o membro da equipe deve estar online. Obviamente, que em casos que existe a necessidade de ausência, deve ser comunicado a todos da equipe.

• Determinar as ferramentas que todos devem usar. Por exemplo, o Trello para organizar os projetos (já usei Slack também, mas sei que existem outras ferramentas de gerenciamento disponíveis). A nuvem do Google para armazenar os arquivos e permitir que todos tenham acesso às mesmas pastas compartilhadas. Telefones celulares carregados e funcionando durante o horário do expediente (determinado anteriormente).

• Grupos de WhatsApp com regras claras sobre seu funcionamento. Mensagens estritamente sobre trabalho e com horário de troca de mensagens. Funcionários de férias saem do grupo e retornam somente quando voltarem à rotina de trabalho. Era obrigatório avisar quando não for estar online como horário de almoço, compromissos pessoais, etc.

• Mantinha reuniões semanais virtuais com toda a equipe às sextas-feiras. A duração era de cerca de uma hora, dependendo da semana. A ordem de participação também era decidida no dia. Por exemplo, ordem alfabética de primeiro nome ou do nome do cliente, equipes, datas de aniversários. Quem não estava falando ouvia, com o microfone desligado, opinava ou complementava quando a pessoa acabava de falar.

• Calendários semanais de trabalho individuais e em equipes para gerenciar o volume de trabalho, e poder reorganizar no caso de incidentes no decorrer do período.

• Mensalmente realizava uma reunião com presença obrigatória na sede da agência. O calendário era informado previamente e, nesse dia, era o momento de dar feedback, comemorar as datas festivas, os aniversários, acertas arestas, chamar um palestrante para tratar de um tema específico, falar e ouvir.

• As reuniões com clientes eram agendadas previamente e todos os participantes eram notificados de sua presença para poderem se organizar. Da mesma forma com eventos de clientes.

• Atritos entre os membros das equipes? Conference call na mesma hora para resolver.

• Todos os e-mails de diretoria tinham que ser respondidos em pelo menos duas horas para manter o fluxo da comunicação. Então um simples OK já bastava, para saber que a mensagem tinha sido entregue ao destinatário.
 
Mas o que mudou?

Por conta da pandemia, hoje estou novamente trabalhando no mesmo esquema. A diferença é que tenho que administrar uma casa e um filho com suas atividades, sozinha, ao longo do dia. Isso é bom e ruim. Bom porque me obriga a manter uma rotina minimamente necessária para organizar os horários entre trabalho, café da manhã, lição, brincadeiras, lavar louça e roupa, cozinhar, comprar mantimentos. Isso faz o tempo passar.
 
A parte ruim é não poder sair. Saber que um vírus mudou a vida de muitas pessoas e levou embora outras no mundo todo. Será que realmente estamos em segurança? Ninguém sabe ao certo o que vai realmente acontecer. E isso pode ser bem angustiante.
 
A nova rotina também não me permite entrar em possíveis momentos de desespero sem saber o que vai acontecer com o mundo em que estamos vivendo. A COVID-19 nos trouxe uma imensa reflexão sobre nosso papel em nosso ecossistema, no mundo e, especialmente, no planeta. Nunca mais seremos os mesmos.

Crédito:Arquivo pessoal

Sobre a autora: Minha base profissional veio do jornalismo econômico impresso e online. Depois entrei no setor de comunicação corporativa e nunca mais parei. Parte do meu trabalho nos últimos anos foi encontrar oportunidades de levar a comunicação dos meus clientes aos seus públicos-alvo da melhor forma possível, sempre com o alinhamento de comunicação e de expectativas. Durante três anos intensos da minha vida trabalhei com aviação civil e aprendi na prática a arte do gerenciamento de crise e de viajar à trabalho. Acredito que a boa comunicação é capaz de mudar o mundo, as empresas e as relações entre pessoas. Há mais de vinte anos trabalho com comunicação das mais diversas formas. Ministro palestras, aulas e workshops sobre Gerenciamento de Crise e Assessoria de Imprensa para interessados no tema e alunos de graduação e pós-graduação. Quer falar comigo? Me escreve: danielabarbara2012@gmail.com


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